Algemeen beleid inzake gegevensverwerking intern/personeelszaken

Versie 1.0 op datum van 02 mei 2018

Theuma NV (0440.316.949), Theuma DoorSystems NV (0422.748.071), Theuma Metal Industries B.V (31037795), Theuma DoorSystems B.V. (32101833) (verder “Wij” of “Ons”) nemen de rechten van zijn medewerkers/personeelsleden bij gegevensverwerking ernstig. In deze verklaring leggen Wij uit hoe het uw persoonsgegevens als medewerkers/personeelsleden verzamelt, verwerkt en gebruikt.

De verantwoordelijke voor de verwerking is hetzij Theuma NV (0440.316.949), hetzij Theuma DoorSystems NV (0422.748.071), hetzij Theuma Metal Industries B.V (31037795), hetzij Theuma DoorSystems B.V. (32101833), afhankelijk van de contracterende partijen bij de arbeidsovereenkomst.

Voor vragen bij deze verklaring en ons beleid kan u steeds contact opnemen met de personeelsdienst.

  • Wanneer verzamelen en verwerken Wij gegevens?

Wij verzamelen en verwerken gegevens over u als sollicitant, medewerker of personeelslid. Die gegevens verkrijgen Wij van u naar aanleiding van uw sollicitatie of daaropvolgende aanwerving, d.i. bij het invullen van papieren en elektronische formulieren en/of sollicitatiegesprekken.

Nadien verwerken Wij persoonsgegevens over u tijdens en in de loop van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Die blijken uit de uitvoering als zodanig.

  • Welke gegevens verzamelen en verwerken Wij?

Het gaat over de gegevens die u ons meedeelt en die Wij nodig hebben om uw sollicitatie te kunnen beoordelen en om de arbeidsovereenkomst uit te voeren, zoals uw naam, adres, e-mailadres en de gegevens over uw gezinssamenstelling. Die gegevens hebben Wij met name nodig voor de juiste berekening van uw loon. Normaal geeft u ons die gegevens rechtstreeks door.

Financiële gegevens moeten ons toelaten uw loon uit te betalen en worden verwerkt in de financiële administratie.

  • Voor welke doeleinden verzamelen en verwerken Wij gegevens?

Deze gegevens verwerken Wij voor onze personeelsadministratie (de loonberekening en toepassing van sociale wetgeving) en personeelsbeheer (evaluatie, opvolging, opleiding en vorming, …), alsook voor werkplanning en financiële administratie.

  • Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van gegevens door Ons?

De verwerking van uw gegevens als sollicitant, medewerker of personeelslid baseren Wij op uw sollicitatie en/of de arbeidsovereenkomst die u met Ons bindt.

  • Hoelang bewaren Wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang dat nodig is in uitvoering van de sociale wetgeving. Dit betekent concreet dat Wij uw gegevens bijhouden zolang u bij Ons werkt, maar ook na het einde van die tewerkstelling, tot 15 jaar daaropvolgend.

De gegevens van sollicitanten die niet worden aangeworven, houden Wij niet bij, tenzij we beslissen een wervingsreserve aan te leggen. Dan vragen Wij aan de kandidaten of Wij hun gegevens nog gedurende maximum 1 jaar mogen bijhouden.

  • Worden de gegevens meegedeeld aan derden?

Uw gegevens worden intern verwerkt in het kader van personeelsadministratie, personeelsbeheer en financiële administratie door de dienst van/verantwoordelijke voor personeelsbeheer en financiële administratie.

Ze worden doorgegeven aan het sociaal secretariaat dat optreedt als onze verwerker in het kader van de personeelsadministratie, onder onze controle. Daarbij worden uw gegevens ook doorgegeven aan diverse overheidsdiensten, zoals de FOD Financiën in het kader van de bedrijfsvoorheffing en de RSZ voor de berekening van de sociale bijdragen.

Ook de verplaatsingsgegevens worden aan derden bezorgd, om op die manier de mobiliteitsvergoedingen te kunnen berekenen en het bewijs te leveren dat het collectief vervoer voldoet aan de voorwaarden in het kader van de verplichte CO2-bijdrage.

In algemene zin zijn Wij soms verplicht om gegevens over u door te geven. Dat is met name het geval wanneer Wij hiertoe wettelijk worden verplicht of wanneer overheidsinstanties die daartoe het recht hebben, bij ons gegevens opvragen. In dat geval gaan Wij na of aan de voorwaarden om gegevens op te vragen is voldaan.

Uw gegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar derde landen of internationale organisaties. Dat kan mogelijks gebeuren in het kader van contracten voor Cloud Services die Wij sluiten. Dan worden uw gegevens mogelijk opgeslagen op servers in derde landen waar in beginsel enkel Wij toegang toe hebben. In dat geval zorgen Wij ervoor dat de provider van die diensten gevestigd is in een derde land met een adequaat beschermingsniveau of dat er met die provider een overeenkomst ter bescherming van uw rechten wordt gesloten.

  • Uw rechten

U kan de gegevens die Wij over u verwerken, steeds inkijken en, indien nodig, laten verbeteren of wissen. Daartoe volstaat het om een afspraak aan te vragen bij de Personeelsdienst.

Indien u het niet eens bent met de manier waarop Wij uw gegevens verwerkt, kan u steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.privacycommission.be), Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel.

  • Wijzigingen

Wij behouden Ons het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te Wijzigen. Wijzigingen zullen via de website aan gebruikers worden gemeld.